Pre izbora informacionog sistema, potrebno je prikupiti što je moguće više podataka. Pomoću njih ćete znatno lakše doneti odluku. Novi sistem, uticaće na gotovo svakog zaposlenog u firmi, pa je i najmanja odluka od velikog značaja.

Savete koje ćete pročitati u ovom tekstu mogu vam pomoći u vašem poslovanju, prvenstveno zbog 20-godišnje prakse i iskustva vlasnika i direktora preduzeća, vođa računovodstva i drugih poslovnih korisnika našeg informacionog sistema.

U ovom tekstu biće najviše reči o pripremnoj fazi projekta.

* Napravite promene pre nego je to potrebno.

     Kada budete otkrili da vaš postojeći poslovni informacioni sistem zapravo više nije odgovarajući, već ćete se verovatno nalaziti u situaciji da gubite novac zbog slabe produktivnosti, propuštenih prilika i neodgovarajućih podataka. NE ČEKAJTE DA SE TO VAMA DOGODI. Ukoliko primetite da vaš sistem nije prilagođen i ne odgovara poslovnom modelu (konfuzija u podacima, ručno vođenje i upravljanje radnim procesima…), morate odmah početi da analizirate potrebe novih sistema. Iskoristite sledeće podatke, koje mi sami takođe upotrebljavamo pri identifikaciji potreba:

• Zapišite sve programske module koje trenutno koristite i one koji su vam potrebni.
• Navedite podatke koje ćete deliti među različitim korisnicima sistema: računovodstvo, kadrovska služba, komercijala, proizvodnja, obračun zarada i rukovodstvo.
• Odredite maksimalan broj dnevnih transakcija u računovodstvenom sistemu.
• Definišite sve potrebne izveštaje.
• Koliko će biti korisnika i kakva prava pristupa bi imali?
• Proverite nivo znanja zaposlenih (poznavanje materije i tehničko znanje) za rad u novom sistemu.

* Budite svesni da će doći do promena i do nastajanja troškova.

      Uvođenje novog poslovnog informacionog sistema predstavlja ulaganje vremena i novca. Pored toga, stari informacioni sistem vam smanjuje produktivnost i ugrožava konkurentsku prednost. Budite svesni da će se odgovarajući sistem uskoro isplatiti, s obzirom da je on rezultat optimizacije poslovnih procesa i detaljnih analiza koje su olakšale donošenje ispravnih odluka.

* Ne zaboravite prednosti koje se teško mogu kvantitativno oceniti.

      Novi sistem će doprineti mnogim poboljšanjima koja je teško izmeriti. Razmislite o tome kako je važno da preduzeće poboljša i pojednostavi strateško planiranje. Ipak, da li možete da izmerite kako možete poboljšati svoj ugled kod klijenata i koliko će vaš novi sistem kupcima ponuditi bolju, bržu i profesionalniju uslugu?

* Pravite kompromise.

      Odluka o izboru novog sistema verovatno neće udovoljiti svakome. Stoga je potrebna jasna komunikacija sa zaposlenima i prikladna implementacija i upoznavanje sa programom. Planirajte da ćete trebati znatno više vremena, nego što ste nameravali da potrošite za rešavanje prigovora zaposlenih. Praksa je pokazala da nov sistem zadovoljava 90% korisnika, tako da napravite plan kako ćete upravljati sa preostalih 10% korisnika. Računajte i na potencijalne izmene radnika, takođe.

Sledeći put, pisaću o savetima u fazi postavljanja ciljeva.